Частота оновлення інформації на інформаційній дошці, такій як RAMS board, значно залежить від характеру відображуваної інформації та динаміки робочого середовища. Щоб забезпечити ефективність інформаційної дошки як інструмента комунікації, регулярне обслуговування та оновлення є життєво важливими. Ось розбивка різних сценаріїв та кращі практики оновлення інформації на інформаційних дошках:
- Точність та актуальність інформації: Основне правило оновлення інформації на дошці – це забезпечення того, щоб інформація завжди була точною та актуальною. Як тільки інформація стає застарілою або її замінює нова інформація, необхідне оновлення. Це включає зміни в контактних даних, іменах ключового персоналу та інших критичних даних.
- Щоденні оновлення для динамічних середовищ: У високодинамічних середовищах, як-от будівельні майданчики, де ризики та небезпеки змінюються щодня, краще мати відповідального працівника, який оновлюватиме інформаційну дошку щодня. Магнітні білі дошки, які використовуються в RAMS boards, особливо ефективні для цього рівня частого оновлення. Вони дозволяють швидко та легко змінювати інформацію, що є важливим у швидкому робочому середовищі.
- Щотижневі оновлення для інформації, специфічної для завдань: Для інформаційних дощок, що відображають інформацію, специфічну для завдань, таку як оцінки ризиків, методика виконання робіт або плани інспекції та тестування, рекомендується щотижневий перегляд та оновлення. Якщо у процесі роботи виникають будь-які відхилення або зміни, інформаційну дошку слід негайно оновити новою інформацією, як тільки вона буде прийнята всіма відповідними сторонами.
- Регулярні перевірки пожежних пунктів: Інформаційні дошки, що використовуються як пожежні пункти, особливо ті, що мають пожежогасіння, слід перевіряти щотижня. Записи цих перевірок слід вести для подальшого використання. Важливі зміни, наприклад, зміни у маршрутах евакуації або місцях збору персоналу, потрібно оновлювати як тільки вони відбуваються. Також рекомендовано проводити регулярні збори персоналу та “інструментальні бесіди” з цих питань як кращу практику.
- Щоквартальні перегляди для менш динамічних установок: У менш динамічних середовищах щоквартальний перегляд інформаційної дошки може бути достатнім. Підтримання інформації в актуальному стані та періодична її зміна можуть допомогти привернути увагу людей, оскільки вони схильні помічати, коли на дошці щось змінюється.
- Використання візуальних допомог: Застосування візуальних допомог, таких як плакати формату A3, видимі здалеку, може підвищити ефективність інформаційної дошки. Їх можна оновлювати періодично, щоб дошка залишалася свіжою та привабливою.
- Участь команди у оновленнях: У середовищах без фіксованої структури для інформаційних дошок ротація відповідальності за оновлення між членами команди може бути корисною. Цей підхід приносить нові перспективи та ідеї, утримуючи інформаційну дошку динамічною та привабливою.
- Щорічні оновлення для полісів та громадської відповідальності: Важливо оновлювати поліси та інформацію про громадську відповідальність щонайменше щороку, щоб забезпечити дотримання вимог та актуальність.
Важливо адаптувати графік оновлень до специфіки вашого робочого місця та типу відображуваної інформації. Підтримання актуальності інформаційної дошки не тільки забезпечує ефективність комунікації, але й підкреслює значення безпеки та організації на робочому місці. Для конкретних запитань або додаткової допомоги рекомендується звертатися до постачальника за адресою [email protected].