La fréquence de mise à jour des informations sur un tableau d’affichage, tel qu’un RAMS Board, dépend largement de la nature des informations affichées et de la dynamique de l’environnement de travail. Pour s’assurer que le tableau d’affichage reste un outil de communication efficace, un entretien et des mises à jour régulières sont cruciaux. Voici un détail de différents scénarios et des meilleures pratiques pour la mise à jour des informations sur le tableau d’affichage :
- Exactitude et Pertinence des Informations : La règle principale pour les mises à jour du tableau d’affichage est de s’assurer que les informations sont toujours exactes et actuelles. Chaque fois que les informations deviennent obsolètes ou sont remplacées par de nouvelles informations, une mise à jour est nécessaire. Cela inclut les changements dans les coordonnées, les noms du personnel clé, et autres données critiques.
- Mises à Jour Quotidiennes pour les Environnements Dynamiques : Dans des environnements hautement dynamiques comme les chantiers de construction, où les dangers et les risques changent quotidiennement, il est préférable de désigner un employé pour mettre à jour le tableau d’affichage chaque jour. Les tableaux blancs magnétiques, comme ceux utilisés dans les RAMS boards, sont particulièrement efficaces pour ce niveau de mise à jour fréquente. Ils permettent des changements rapides et faciles des informations, ce qui est crucial dans des cadres de travail à rythme soutenu.
- Mises à Jour Hebdomadaires pour les Informations Spécifiques aux Tâches : Pour les tableaux d’affichage présentant des informations spécifiques aux tâches telles que les Évaluations des Risques, les Déclarations de Méthode, ou les Plans d’Inspection et de Test, une révision et mise à jour hebdomadaire sont conseillées. Si des écarts ou changements surviennent dans le processus de travail, le tableau d’affichage doit être immédiatement mis à jour avec les nouvelles informations une fois qu’elles sont acceptées par toutes les parties concernées.
- Vérifications Régulières pour les Points d’Incendie : Les tableaux d’affichage utilisés comme points d’incendie, en particulier ceux avec du matériel de lutte contre l’incendie, doivent être vérifiés sur une base hebdomadaire. Les enregistrements de ces vérifications doivent être maintenus à titre de référence. Les changements majeurs, tels que les modifications dans les itinéraires d’évacuation ou les points de rassemblement du personnel, doivent être mis à jour dès qu’ils se produisent. Des réunions régulières du personnel et des « discussions en boîte à outils » sur ces sujets sont également recommandées comme meilleures pratiques.
- Revues Trimestrielles pour les Environnements Moins Dynamiques : Dans des environnements moins dynamiques, une revue trimestrielle du tableau d’affichage peut être suffisante. Garder les informations à jour et les changer périodiquement peut aider à capter l’attention des gens, car ils tendent à remarquer lorsque quelque chose sur le tableau change.
- Utilisation d’Aides Visuelles : L’emploi d’aides visuelles comme des affiches A3, qui sont visibles de loin, peut améliorer l’efficacité du tableau d’affichage. Celles-ci peuvent être mises à jour périodiquement pour garantir que le tableau reste frais et engageant.
- Implication de l’Équipe dans les Mises à Jour : Dans les contextes sans structure fixe pour les tableaux d’affichage, faire tourner la responsabilité des mises à jour parmi les membres de l’équipe peut être bénéfique. Cette approche apporte des perspectives et des idées nouvelles, gardant le tableau d’affichage dynamique et engageant.
- Mises à Jour Annuelles pour les Politiques et Responsabilités Publiques : Il est essentiel de mettre à jour les politiques et les informations de responsabilité publique au moins annuellement pour garantir la conformité et la pertinence.
Il est important de personnaliser le calendrier de mise à jour aux besoins spécifiques de votre lieu de travail et du type d’informations affichées. Maintenir le tableau d’affichage à jour non seulement assure une communication efficace, mais renforce également l’importance de la sécurité et de l’organisation sur le lieu de travail. Pour des questions spécifiques ou une assistance supplémentaire, il est recommandé de contacter le fournisseur à [email protected].