La frequenza di aggiornamento delle informazioni su una bacheca, come una RAMS Board, dipende in gran parte dalla natura delle informazioni esposte e dalla dinamica dell`ambiente lavorativo. Per garantire che la bacheca rimanga uno strumento di comunicazione efficace, la manutenzione regolare e gli aggiornamenti sono fondamentali. Ecco una ripartizione di vari scenari e buone pratiche per l`aggiornamento delle informazioni sulla bacheca:
- Accuratezza e Rilevanza delle Informazioni: La regola principale per gli aggiornamenti della bacheca è garantire che le informazioni siano sempre accurate e attuali. Ogni volta che le informazioni diventano obsolete o sono sostituite da nuove informazioni, è necessario un aggiornamento. Ciò include cambiamenti nei dettagli di contatto, nomi del personale chiave e altri dati critici.
- Aggiornamenti Quotidiani per Ambienti Dinamici: In ambienti altamente dinamici come i cantieri, dove i pericoli e i rischi cambiano quotidianamente, è consigliabile avere un dipendente designato che aggiorni la bacheca ogni giorno. Le lavagne magnetiche, come quelle utilizzate nelle RAMS boards, sono particolarmente efficaci per questo livello di aggiornamento frequente. Consentono cambiamenti rapidi e facili delle informazioni, il che è cruciale in ambienti di lavoro ad alto ritmo.
- Aggiornamenti Settimanali per Informazioni Specifiche del Compito: Per le bacheche che mostrano informazioni specifiche del compito come Valutazioni dei Rischi, Dichiarazioni di Metodo o Piani di Ispezione e Test, è consigliabile una revisione e un aggiornamento settimanali. Se si verificano deviazioni o cambiamenti nel processo di lavoro, la bacheca deve essere aggiornata immediatamente con le nuove informazioni una volta che sono accettate da tutte le parti interessate.
- Controlli Regolari per i Punti Antincendio: Le bacheche utilizzate come punti antincendio, in particolare quelle con attrezzature antincendio, dovrebbero essere controllate su base settimanale. È necessario mantenere i registri di questi controlli per riferimento. I cambiamenti importanti, come modifiche alle vie di evacuazione o ai punti di raduno del personale, devono essere aggiornati non appena si verificano. Sono anche consigliati incontri regolari del personale e “riunioni sul campo” su questi argomenti come buona pratica.
- Revisioni Trimestrali per Ambienti Meno Dinamici: In ambienti meno dinamici, una revisione trimestrale della bacheca può essere sufficiente. Mantenere le informazioni aggiornate e cambiarle periodicamente può aiutare a catturare l`attenzione delle persone, poiché tendono a notare quando qualcosa sulla bacheca cambia.
- Uso di Aiuti Visivi: L`impiego di aiuti visivi come poster in formato A3, che sono visibili da lontano, può migliorare l`efficacia della bacheca. Questi possono essere aggiornati periodicamente per garantire che la bacheca rimanga fresca e coinvolgente.
- Partecipazione del Team agli Aggiornamenti: In ambienti senza una struttura fissa per le bacheche, ruotare la responsabilità degli aggiornamenti tra i membri del team può essere vantaggioso. Questo approccio porta prospettive e idee nuove, mantenendo la bacheca dinamica e coinvolgente.
- Aggiornamenti Annuali per Politiche e Responsabilità Pubblica: È essenziale aggiornare le politiche e le informazioni sulla responsabilità pubblica almeno annualmente per garantire conformità e rilevanza.
È importante personalizzare il programma di aggiornamento alle specifiche esigenze del proprio ambiente lavorativo e al tipo di informazioni esposte. Mantenere la bacheca aggiornata non solo garantisce una comunicazione efficace, ma rafforza anche l`importanza della sicurezza e dell`organizzazione sul luogo di lavoro. Per domande specifiche o ulteriore assistenza, si consiglia di contattare il fornitore all`indirizzo [email protected].