Wie oft muss ich die Informationen am Schwarzen Brett aktualisieren?

Die Häufigkeit der Aktualisierung von Informationen auf einem Aushang, wie einem RAMS Board, hängt weitgehend von der Art der angezeigten Informationen und der Dynamik des Arbeitsumfeldes ab. Um sicherzustellen, dass das Aushangbrett ein effektives Kommunikationsmittel bleibt, sind regelmäßige Wartung und Aktualisierungen entscheidend. Hier ist eine Aufschlüsselung verschiedener Szenarien und bewährter Verfahren für die Aktualisierung von Aushanginformationen:

1. Genauigkeit und Relevanz der Informationen: Die Grundregel für Aushangaktualisierungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Informationen immer genau und aktuell sind. Jedes Mal, wenn Informationen veraltet sind oder durch neue Informationen ersetzt werden, ist eine Aktualisierung notwendig. Dies umfasst Änderungen in Kontaktdaten, Namen von Schlüsselpersonal und anderen kritischen Daten.
2. Tägliche Updates für dynamische Umgebungen: In hochdynamischen Umgebungen wie Baustellen, wo sich Gefahren und Risiken täglich ändern, ist es beste Praxis, einen bestimmten Mitarbeiter das Aushangbrett jeden Tag zu aktualisieren. Magnetische Whiteboards, wie sie bei RAMS boards verwendet werden, sind besonders effektiv für diese Ebene von häufigen Aktualisierungen. Sie ermöglichen schnelle und einfache Änderungen an Informationen, was in schnelllebigen Arbeitseinstellungen entscheidend ist.
3. Wöchentliche Updates für aufgabenspezifische Informationen: Für Aushänge, die aufgabenspezifische Informationen wie Risikobewertungen, Methodenbeschreibungen oder Inspektions- und Testpläne anzeigen, ist eine wöchentliche Überprüfung und Aktualisierung ratsam. Wenn Abweichungen oder Änderungen im Arbeitsprozess auftreten, sollte das Aushangbrett unverzüglich mit den neuen Informationen aktualisiert werden, sobald sie von allen relevanten Parteien akzeptiert sind.
4. Regelmäßige Überprüfungen für Feuerpunkte: Aushangbretter, die als Feuerpunkte dienen, insbesondere solche mit Feuerlöschgeräten, sollten wöchentlich überprüft werden. Aufzeichnungen dieser Überprüfungen sollten zur Referenz gepflegt werden. Große Veränderungen, wie Änderungen bei Evakuierungsrouten oder Sammelpunkten des Personals, müssen aktualisiert werden, sobald sie auftreten. Regelmäßige Mitarbeiterversammlungen und „Toolbox-Talks“ zu diesen Themen werden ebenfalls als bewährte Verfahren empfohlen.
5. Vierteljährliche Überprüfungen für weniger dynamische Einstellungen: In weniger dynamischen Umgebungen kann eine vierteljährliche Überprüfung des Aushangbretts ausreichen. Die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten und sie regelmäßig zu ändern, kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Menschen zu wecken, da sie dazu neigen, Änderungen auf dem Brett zu bemerken.
6. Verwendung von visuellen Hilfsmitteln: Der Einsatz von visuellen Hilfsmitteln wie A3-Plakaten, die aus der Entfernung sichtbar sind, kann die Wirksamkeit des Aushangbretts verbessern. Diese können regelmäßig aktualisiert werden, um das Brett frisch und ansprechend zu halten.
7. Teammitwirkung bei Updates: In Umgebungen ohne feste Struktur für Aushänge kann es vorteilhaft sein, die Verantwortung für Updates unter den Teammitgliedern zu rotieren. Dieser Ansatz bringt frische Perspektiven und Ideen ein, und hält das Aushangbrett dynamisch und ansprechend.
8. Jährliche Updates für Richtlinien und öffentliche Haftungen: Es ist wesentlich, Richtlinien und Informationen über öffentliche Haftungen mindestens jährlich zu aktualisieren, um die Konformität und Relevanz sicherzustellen.

Es ist wichtig, den Aktualisierungsplan auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Arbeitsplatzes und die Art der angezeigten Informationen zuzuschneiden. Das Aushangbrett aktuell zu halten, gewährleistet nicht nur eine wirksame Kommunikation, sondern unterstreicht auch die Bedeutung von Sicherheit und Organisation am Arbeitsplatz. Für spezifische Fragen oder weitere Unterstützung wird die Kontaktaufnahme mit dem Anbieter unter [email protected] empfohlen.