¿Con qué frecuencia necesito actualizar la información en el tablón de anuncios?
No hay una respuesta directa a esta pregunta. Sin embargo, intentaremos cubrir tantas situaciones como sea posible. El mantenimiento regular del tablero de anuncios en sí es esencial. Y verifica cómo tu tablero de anuncios manejará cambios eventuales en la información ‘permanente’.
Antes que nada, tu información en el tablero de anuncios debe ser precisa. Debes actualizar tu tablero de anuncios una vez que una pieza de información sea reemplazada por otra nueva. Actualizar los detalles de contacto, nombres de las personas clave e información de contacto parece obvio, pero es esencial para mantener tu tablero de anuncios actualizado.
Si tu tablero de anuncios de salud y seguridad muestra peligros o riesgos diarios, probablemente tengas un empleado designado para mantener tu tablero de anuncios actualizado diariamente. Esta es la mejor práctica, a menudo vista en sitios de construcción, donde la dinámica de los trabajos cambia en base diaria. En RAMS boards utilizamos pizarras blancas magnéticas, que funcionan brillantemente para entregar ese nivel de actualizaciones diarias.
Los tableros de anuncios utilizados para trabajos específicos de tareas serán actualizados usualmente semanalmente. Las piezas clave de información para tareas específicas, como Evaluaciones de Riesgo, Declaraciones de Método, Planes de Inspección y Pruebas, deben ser revisadas en base semanal. Una vez que se identifica una desviación, la nueva revisión debe ser preparada y exhibida una vez aceptada por todas las partes.
Los puntos de incendio, especialmente con equipo de lucha contra incendios, necesitan ser revisados en base semanal y los registros de esas revisiones deben ser guardados en archivos para futura referencia. Si ocurren cambios mayores en la situación actual, por ejemplo, un cambio de las rutas de evacuación o puntos de reunión del personal, esa información necesita ser actualizada lo antes posible. La mejor práctica también sugiere organizar reuniones regulares del personal y realizar charlas de «caja de herramientas» sobre el asunto.
En entornos menos dinámicos, sugerimos revisar tus tableros de anuncios cada trimestre. Este debería ser un periodo de tiempo suficiente para mantener la información precisa en tu área de exhibición. La atención de las personas a menudo solo se capta porque algo sobre un tablero de anuncios ha cambiado. Los carteles A3 son los mejores, ya que se pueden ver desde una distancia mayor. ¿Podría alguien de la oficina hacer este trabajo? Sí, yendo un poco más allá, esto podría hacerse en rotación, entre algunos o todos los miembros del equipo. Especialmente si no tienes una estructura fija y específica de tableros de anuncios. Esto los mantendrá frescos, ya que cada persona podría tener diferentes ideas y soluciones.
Es crítico para tu negocio mantener políticas y responsabilidades públicas actualizadas. Esto te obliga a actualizarlas en períodos mínimos anuales.
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