Немає однозначної відповіді на це запитання. Однак ми спробуємо охопити якомога більше ситуацій. Регулярне технічне обслуговування самої дошки оголошень є важливим. А також перевіряйте, як ваша дошка оголошень впорається з можливими змінами “постійної” інформації.
По-перше, ваша інформація на дошці оголошень повинна бути точною. Вам слід оновлювати вашу дошку оголошень, як тільки одна інформація буде замінена новою. Оновлення контактних даних, імен ключових осіб та контактної інформації здається очевидним, але важливим для підтримки актуальності вашої дошки оголошень.
Якщо ваша дошка оголошень з питань охорони праці (H&S) відображає щоденні небезпеки або ризики, ви, ймовірно, маєте присвоєного працівника для щоденного оновлення вашої дошки оголошень. Це найкраща практика, яку часто можна побачити на будівельних майданчиках, де динаміка робіт змінюється щоденно. У RAMS boards ми використовуємо магнітні білі дошки, які чудово підходять для такого щоденного оновлення.
Дошки оголошень, які використовуються для завдань певної специфіки, зазвичай оновлюються щотижня. Ключові шматки інформації для специфічних завдань, такі як Оцінки Ризиків, Описи Методів, Плани Інспектування та Тестування, мають бути розглянуті на тижневій основі. Якщо виявлено відхилення, нова редакція має бути підготовлена та відображена після прийняття всіма сторонами.
Точки пожежної безпеки, особливо з пожежним обладнанням, потрібно перевіряти щотижня, а записи цих перевірок мають зберігатися в файлах для майбутнього використання. Якщо відбуваються будь-які значні зміни до поточної ситуації, наприклад, зміна маршрутів евакуації або місць збору персоналу, цю інформацію потрібно оновлювати якнайшвидше. Краща практика також передбачає організацію регулярних зустрічей персоналу та проведення “інструктажів на робочому місці” з цього питання.
У менш динамічних середовищах ми пропонуємо перевіряти ваші дошки оголошень кожен квартал. Це повинно бути достатнім періодом часу, щоб підтримувати точну інформацію у вашій зоні відображення. Увага людей часто притягується лише тому, що щось на дошці оголошень змінилося. Постери формату А3 найкращі, оскільки їх можна побачити з більшої відстані. Чи міг би цим зайнятися хтось з офісу? Так, ішовши трохи далі, це могло б робитися ротаційно, між кількома або всіма членами команди. Особливо якщо у вас немає фіксованої та специфічної структури дошок оголошень. Це зберігатиме їх новизну, оскільки кожна особа могла б мати різні ідеї та рішення.
Критично важливо для вашого бізнесу підтримувати актуальними політики та громадські зобов`язання. Це змушує вас оновлювати їх щонайменше раз на рік.
Якщо у вас є які-небудь конкретні запитання, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас за адресою [email protected]