Non esiste una risposta semplice a questa domanda. Tuttavia, cercheremo di coprire quante più situazioni possibile. La manutenzione regolare della bacheca stessa è essenziale. E controllare come la tua bacheca gestirà eventuali cambiamenti alle informazioni ‘permanenti’.
Innanzitutto, le tue informazioni sulla bacheca devono essere accurate. Dovresti aggiornare la tua bacheca una volta che una informazione viene superata da una nuova. Aggiornare i dettagli di contatto, i nomi delle persone chiave e le informazioni di contatto sembra ovvio, ma essenziale per mantenere la tua bacheca aggiornata.
Se la tua bacheca H&S mostra rischi o pericoli quotidiani, probabilmente hai un dipendente designato per mantenere la tua bacheca aggiornata quotidianamente. Questa è la migliore pratica, spesso vista nei cantieri edili, dove la dinamica dei lavori cambia su base giornaliera. Alle RAMS boards utilizziamo lavagne magnetiche, che funzionano brillantemente per fornire quel livello di aggiornamenti quotidiani.
Le bacheche utilizzate per lavori specifici saranno aggiornate di solito settimanalmente. Le informazioni chiave per compiti specifici, come Valutazioni dei Rischi, Dichiarazioni dei Metodi, Piani di Ispezione e Test, dovrebbero essere riviste su base settimanale. Una volta identificata una deviazione, la nuova revisione dovrebbe essere preparata e mostrata una volta accettata da tutte le parti.
I punti di riferimento antincendio, soprattutto con attrezzature antincendio, devono essere controllati su base settimanale e i registri di questi controlli devono essere conservati in archivi per future consultazioni. Se si verificano grandi cambiamenti alla situazione attuale, ad esempio, un cambio delle vie di evacuazione o dei punti di raduno del personale, queste informazioni devono essere aggiornate il prima possibile. La migliore pratica suggerisce anche di organizzare regolari riunioni del personale e svolgere “discorsi attrezzi” in materia.
In ambienti meno dinamici, suggeriamo di controllare le tue bacheche ogni trimestre. Questo dovrebbe essere un periodo di tempo sufficiente per mantenere accurate le informazioni sulla tua area di esposizione. L`attenzione delle persone è spesso catturata solo perché qualcosa su una bacheca è cambiato. I poster A3 sono i migliori, poiché possono essere visti da una maggiore distanza. Qualcuno dell`ufficio potrebbe fare questo lavoro? Sì, andando un po` oltre, ciò potrebbe essere fatto in rotazione, tra pochi o tutti i membri del team. Soprattutto se non hai una struttura fissa e specifica delle bacheche. Questo le manterrà fresche, poiché ogni persona potrebbe avere idee e soluzioni diverse.
È critico per la tua attività mantenere politiche aggiornate e responsabilità pubbliche. Questo ti costringe ad aggiornarle al minimo su base annuale.
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