Нет однозначного ответа на этот вопрос. Тем не менее, мы попытаемся охватить как можно больше ситуаций. Регулярное обслуживание самой доски объявлений является существенным. И проверьте, как ваша доска объявлений справится с возможными изменениями в «постоянной» информации.
Прежде всего, ваша информация на доске объявлений должна быть точной. Вы должны обновлять доску объявлений, как только одна информация устаревает и появляется новая. Обновление контактных данных, имен и контактной информации ключевых лиц кажется очевидным, но это существенно для поддержания актуальности вашей доски объявлений.
Если ваша доска объявлений по охране труда и безопасности (H&S) показывает ежедневные опасности или риски, вероятно, у вас есть назначенный сотрудник для ежедневного обновления доски объявлений. Это лучшая практика, часто наблюдаемая на строительных площадках, где динамика работ меняется каждый день. В RAMS boards мы используем магнитные доски, которые прекрасно подходят для обеспечения такого уровня ежедневных обновлений.
Доски объявлений, используемые для конкретных работ, обычно обновляются еженедельно. Основные сведения для конкретных задач, такие как оценки рисков, методические указания, планы инспекции и испытаний, должны рассматриваться на еженедельной основе. Как только обнаруживается отклонение, должна быть подготовлена и размещена новая ревизия после ее принятия всеми сторонами.
Пожарные точки, особенно с огнетушительным оборудованием, необходимо проверять на еженедельной основе, а записи об этих проверках нужно хранить в файлах для будущего справочника. В случае любых серьезных изменений в текущей ситуации, например, изменения маршрутов эвакуации или мест сбора персонала, эту информацию необходимо обновлять как можно скорее. Лучшая практика также предполагает организацию регулярных собраний сотрудников и проведение брифинга на рабочем месте по этому вопросу.
В менее динамичных средах мы предлагаем проверять ваши доски объявлений каждый квартал. Этого должно быть достаточно для поддержания точной информации в вашей области отображения. Внимание людей часто привлекается только тогда, когда что-то на доске объявлений изменилось. Постеры формата A3 являются лучшими, поскольку их можно видеть с большего расстояния. Может ли кто-то из офиса заняться этим? Да, продвигаясь дальше, это можно сделать в ротации, между несколькими или всеми членами команды. Особенно если у вас нет фиксированной и конкретной структуры досок объявлений. Это сохранит их свежими, поскольку каждый человек может иметь разные идеи и решения.
Критически важно для вашего бизнеса поддерживать в актуальном состоянии политики и общественные обязательства. Это вынуждает вас обновлять их как минимум на ежегодной основе.
Если у вас есть какие-либо конкретные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам по адресу [email protected]