Nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie. Postaramy się jednak uwzględnić jak najwięcej sytuacji. Regularna konserwacja samej tablicy informacyjnej jest niezbędna. Sprawdź też, jak Twoja tablica będzie radzić sobie z ewentualnymi zmianami „stałych” informacji.
Po pierwsze, informacje na tablicy ogłoszeń powinny być dokładne. Powinieneś aktualizować swoją tablicę ogłoszeń, gdy tylko jakaś informacja zostanie zastąpiona przez nową. Aktualizacja danych kontaktowych, nazwisk kluczowych osób i informacji kontaktowych brzmi jak oczywistość, ale jest niezbędna, aby Twoja tablica informacyjna była aktualna.
Jeśli na Twojej tablicy informacyjnej bhp codziennie pojawiają się informacje o zagrożeniach lub ryzyku, prawdopodobnie masz wyznaczonego pracownika, który codziennie aktualizuje tablicę informacyjną. Jest to najlepsza praktyka, często spotykana na budowach, gdzie dynamika prac zmienia się codziennie. W RAMS boards używamy tablic magnetycznych, które świetnie sprawdzają się w codziennych aktualizacjach.
Tablice informacyjne używane do prac związanych z konkretnymi zadaniami będą aktualizowane zazwyczaj co tydzień. Kluczowe informacje dla konkretnych zadań, takie jak oceny ryzyka, opisy metod, plany kontroli i testów, powinny być przeglądane co tydzień. Po zidentyfikowaniu odchylenia, należy przygotować nową rewizję i wyświetlić ją po zaakceptowaniu przez wszystkie strony.
Punkty przeciwpożarowe, szczególnie ze sprzętem przeciwpożarowym, muszą być sprawdzane co tydzień, a zapisy z tych kontroli muszą być przechowywane w aktach dla przyszłego odniesienia. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek istotnych zmian w bieżącej sytuacji, na przykład zmiany dróg ewakuacyjnych lub punktów zbiórki pracowników, informacje te należy jak najszybciej zaktualizować. Najlepsza praktyka sugeruje również organizowanie regularnych spotkań pracowników i przeprowadzanie na ten temat „tool box talk”.
W mniej dynamicznych środowiskach sugerujemy sprawdzanie tablic ogłoszeń co kwartał. Powinien to być wystarczający okres czasu, aby utrzymać dokładne informacje na Twojej powierzchni wystawowej. Uwaga ludzi jest często przykuwana tylko dlatego, że coś na tablicy się zmieniło. Najlepsze są plakaty w formacie A3, ponieważ można je zobaczyć z większej odległości. Czy ktoś z biura mógłby wykonać tę pracę? Tak, idąc nieco dalej, można by to robić rotacyjnie, pomiędzy kilkoma lub wszystkimi członkami zespołu. Zwłaszcza, jeśli nie masz ustalonej i określonej struktury tablic informacyjnych. Pozwoli to zachować ich świeżość, ponieważ każda osoba może mieć inne pomysły i rozwiązania.
Dla Twojej firmy kluczowe jest utrzymywanie aktualnych polityk i zobowiązań publicznych. To zmusza Cię do ich aktualizacji w okresach minimum rocznych.
W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z nami na [email protected]